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个人信息管理
遇到信息
尽管网络的发展使人们广泛认识到搜索的潜力，但并非所有进入我们权限的信息都是为了满足明确定义的需求而积极寻求的。信息往往只是在我们的日常活动过程中遇到的;因此，它可能不会立即有用。相反，它可能有作为一种提醒的潜在价值，因为它的唤起性，它的教育价值，它激发的思想，它作为参考或分享的潜在效用。如何处理所遇到的信息——是否保留以及如何保留是个人信息管理(PIM)领域面临的一个关键挑战。
在阅读报纸或杂志时，我们可能会看到一篇有趣的文章。定向搜索可能会返回在另一个上下文中可能有用的意外结果。同事可以通过电子邮件向我们发送URL或文档。当我们浏览一个未标记的磁盘时，可能会出现一张被遗忘的照片。即使在这个越来越个性化、过滤和排名的时代，我们在日常工作和家庭生活中仍然有很多与信息的偶然相遇[2］．
出于不同的原因，我们以多种不同的格式保存信息[1，5］．我们有时会将同一条信息以不同的格式保存，以确保我们以后可以再次查看它，并提醒自己这样做。例如，我们可以收藏a纽约时报然后将同一页保存到我们的硬盘上(以防它从网站上消失)，最后将参考资料发邮件给自己，这样我们就会记得看它。近年来，随着我们所依赖的设备、技术和应用程序数量的总体增加，保存和管理信息的方式也有了显著的增加。随之而来的个人信息碎片化增加了我们把一些东西放在错误的位置或形式，忘记我们曾经看到、听到或读到过它的可能性。
此外，遇到的信息可能不在PIM技术的通常假设范围内。例如，我们可能会在家里找到与工作相关的信息，在工作时找到与家庭相关的信息。遇到意想不到但潜在有价值的信息可能会打断我们，而不是帮助我们完成当前的任务。我们可能还没有合适的文件结构来存储遇到的信息(除了“misc”文件夹)。所遇到的信息可能反映出我们潜在的兴趣——我们还没有探索过的兴趣、我们预期要做的项目、我们可能要去的旅行，以及没有坚持我们目前相对良好的组织习惯、结构和系统。
随着廉价数字存储容量的增加，我们几乎可以保存我们遇到的所有东西(参见本节Czerwinski等人的文章)。但我们处理信息的能力却没有以同样的速度增长。4］．事实上，在旨在揭示人们如何(或希望)处理他们所保存的材料的实地采访中，“收集狂”一词经常被用来描述导致有价值的材料被囤积起来的无效策略。5］．此外，我们观察到，人们通常不记得他们已经保存了可能有用或有意义的材料，而这些材料可能会被用到手头的问题上。像隐式查询功能这样的搜索工具(参见本节Cutrell等人的文章)可能有助于唤起我们对被遗忘但相关信息的注意。然而，一些怀疑仍然是有效的。我们都有过这样的经历:没有立即注意到眼前的东西，因为我们没有去寻找它。
事实上，保存和组织信息的行为似乎不仅在决定我们是否记住它方面很重要，而且在决定我们甚至注意到它时也很重要。3.］．因此，处理材料可能是更好地理解它的有用步骤。此外，我们使用保存的条目的方式并没有被它们的可搜索内容完全描述[5］．我们保留的东西可能是情感上的唤起，让我们想起一个地方或一件事;我们希望这种类型的材料在未来的再次相遇中激起记忆。或者，相比之下，我们保留的东西可能会有更短的寿命，作为我们计划做什么的可见提醒;从报纸上剪下来的评论可能会提醒我们去一个艺术画廊的开幕式或尝试一家新餐馆。我们节省的很多材料实际上处于实用性和持久性的中间地带，我们不确定需要保存它们多长时间，也不确定我们到底要用它们做什么。
保持是一种平衡的行为。这些材料必须看起来足够有用，作为一种提醒是必要的，作为一种思想的来源是引人注目的，或具有唤起性的，以值得保存它的认知开销和错误保存它的风险。4］．
如果信息获取和通信技术增加了我们所遇到的信息量和我们所保存的信息的碎片化，我们也可以向工具和技术寻求帮助。好的过滤器可能已经有助于过滤垃圾邮件和欺骗性网站。帮助我们对保存的东西进行分类的工具也可能发挥作用，帮助我们将遇到的信息与个人感兴趣的领域相匹配。6］．我们还可以开发更统一的跨应用程序基础设施，用于突出显示、注释和设置提醒，以标记信息供以后使用。
遇到的信息对PIM工具有什么更广泛的影响?我们对一系列家庭和办公室的实地研究表明，让材料积累，同时依靠搜索在正确的时间回收它们，这不足以确保我们能够在想要的时候返回到它;围绕保存而进行的意义构建活动对于我们日后在最需要的时候使用物品的能力至关重要，无论这些活动是否涉及将材料与特定的分类法联系起来，还是建立一种稳定的地点感(例如个人统一分类法[注1])。4]或稳定的资讯地理[5])。
事物的保存方式与其预期的作用或功能之间的良好匹配对于有效和愉快地使用材料是至关重要的。PIM工具开发人员必须记住，重新遇到我们保存的内容所带来的效用、意外发现和乐趣不仅仅依赖于搜索;它还需要关注我们与信息互动的多种方式，以及信息在我们生活中扮演的重要角色(如提醒和教育)．
参考文献
1.布鲁斯，琼斯，W.和杜梅斯，S.保持已发现的东西被发现的信息行为。信息研究,1(2004年10月);informationr.net/ir/10-1/paper207.html。
2.信息遭遇:偶然信息发现的概念框架。在在不同语境下研究信息需求、寻找和使用的国际会议论文集(1416年8月，芬兰坦佩雷)。泰勒·格雷厄姆出版社，洛杉矶，1997,412421。
3.琼斯，W.， Phuwanartnurak, A.，吉尔，R.和布鲁斯，H.别拿走我的文件夹!整理个人信息来完成任务。在CHI'05计算系统中的人为因素扩展文摘(4月27日，俄勒冈州波特兰)。ACM出版社，纽约，2005,15051508。
4.琼斯，w。谁能找到，谁能留下?支持个人信息管理的现在和将来的完善。第一个星期一9日3(2004年3月1日);www.firstmonday.org/issues/issue9_3/jones/。
5.保存和使用遇到的信息:对电子期刊的启示。在学报气05计算机系统中的人为因素会议．(4月27日，俄勒冈州波特兰)。ACM出版社，纽约，2005,111120;www.csdl.tamu.edu/ ~马歇尔/ p440-marshall.pdf。
6.R.西格尔和J. Kephart . MailCat:一种用于组织电子邮件的智能助手。在第三届自主代理人国际会议论文集(5月15日，华盛顿州西雅图)。ACM出版社，纽约，2005,276282。
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